Всичко за фактурите – Издаване, ДДС, Осчетоводяване и ЧЗВ

13 Декември 2023 г.
Данъци, Счетоводство
Време за четене:
Николай Такиев

Николай Такиев

Данъчен и счетоводен консултант

В тази статия ще разгледаме всички счетоводни въпроси и практически въпроси, свързани с процеса на фактуриране. Научете как се издава фактура, какво трябва да притежава тя, как се осчетоводява, както и въпроси, свързани с ДДС-то!

Съдържание на статията

Какво представлява фактурата?

В сферата на счетоводството, ключово значение има документирането на различните сделки и стопански операции, изпълнявани от предприятията. Фактурата е един от основните документи, свързани с регистрирането на стопанските дейности на предприятията.

Този документ представлява първичен счетоводен запис, с който предприятието регистрира продажбата на стока или услуга. Наличието на фактура е задължително условие за документално обосноваване на извършената продажба. Освен това, тя е и правен документ, който може да ви помогне при възникване на правни спорове – така че тя е и форма за защита за вас и клиентите ви. В съвременния свят фактурите могат да бъдат издавани както в електронен, така и в хартиен формат, като е важно да се подчертае, че и двете опции са признати и валидни.

Фактура или касова бележка – разлики

Фактурата предоставя по-подробна информация в сравнение с обичайната касова бележка. В касовата бележка се включват допълнителни детайли, като количество и цена на всеки закупен артикул, общата сума за заплащане и условията за плащане. Условията за плащане могат да определят сроковете за заплащане на фактурата, налични отстъпки за ранно плащане и евентуални такси при забавено плащане.

Фактурите се изпращат чрез електронна поща или други средства за писмена комуникация. С изпращането на фактурата предприятието гарантира, че клиентите ще получат необходимите стоки или услуги и ще бъдат информирани за всички условия.

Фактурите играят важна роля и за одитни, и за счетоводни цели, като предоставят запис за предоставените стоки или услуги, които могат да бъдат използвани за проследяване на плащанията и съгласуване на сметките. Поради това предприятията трябва да се уверят, че техните фактури са точни и актуални.

Видове фактури

Стандартна фактура – Това е най-често срещаният вид фактура. Тя се издава за всяка продажба на стоки или услуги, облагаема с данък върху добавената стойност (ДДС). Стандартната фактура трябва да съдържа всички задължителни реквизити, определени от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС).

Проформа фактура – Това е предварителна фактура, която се издава преди действителната доставка на стоки или услуги. Проформа фактурата е доказателство за намерението за сключване на сделка. Тя не е задължителна за издаване, но може да бъде полезна за уточняване на условията на сделката.

  • Фактура за авансово плащане – Това е фактура, която се издава за авансово плащане за стоки или услуги, които все още не са доставени.
  • Фактура за вътрешна употреба – Това е фактура, която се издава от едно звено на предприятието на друго звено на същото предприятие.
  • Фактура за износ – Това е фактура, която се издава за продажба на стоки или услуги на клиент, който е установен в друга държава.

Приходни фактури

Приходните фактури са търговски документи, които се издават от доставчика (продавач) на получателя (купувач) за получени от него стоки или услуги. Те са доказателство за извършване на сделката и за задължението на получателя да заплати цената на стоките или услугите.

Разходни фактури

Разходните фактури са търговски документи, които се издават от доставчика (продавач) на получателя (купувач) за получени от него стоки или услуги. Те са доказателство за извършване на сделката и за задължението на доставчика да получи цената на стоките или услугите.

Какви са задължителните реквизити на фактурите?

Спрямо Закона за счетоводството, една фактура задължително трябва да притежава:

  1. Наименование и номер на документа, съдържащ само арабски цифри;
  2. Дата на издаване на фактурата;
  3. Наименование или име, адрес и единен идентификационен код от Търговския регистър или единен идентификационен код по Булстат или единен граждански номер или личен номер на чужденец на издателя и получателя;
  4. Шредмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция.
  5. Ставка на данъка – ако сте регистрирани по ЗДДС
  6. Размер на данъчната основа – ако сте регистрирани по ЗДДС
  7. Размер на данъка – ако сте регистрирани по ЗДДС
  8. Обща сума за плащане – ако сте регистрирани по ЗДДС
  9. Дата на възникване на данъчно събитие – ако сте регистрирани по ЗДДС

Всяка фактура трябва да има уникален номер

  • Всяка фактура си има уникален пореден номер – последователен т.е. след 00001 следва 00002
  • Не трябва да имате пропуснати номера на фактури
  • Не трябва да имате дублирани номера на фактури

Трябва ли подпис или печат на фактурата?

Вече не.

Кой може да издава фактури?

Фактури могат да бъдат издавани от физически и юридически лица, които осъществяват стопанска дейност и извършват продажби на стоки или услуги. Това включва предприятия, фирми, самостоятелни предприемачи, търговци, професионалисти, хора на свободна практика и други субекти, регистрирани съгласно местните закони и регулации. В зависимост от страната и законодателството могат да съществуват различни изисквания и ограничения за това, кои конкретни лица могат да издават фактури.

Как се издава фактура?

В днешно време почти всички фирми издават фактурите си електронно (онлайн). За цетла се нуждаете от софтуер, който да ви помогне и счетоводител, който да следи за правните, финансови и данъчни въпроси. Някои популярни онлайн софтуери и уебсайтове за издаване на фактури в България са:

Тези сайтове ви помагат чрез предоставяне на шаблон с всички нужни реквизити на фактурата, както и в следенето на финансите, осчетоводяването, плащанията и т.н.

Кога да издаваме фактурата – преди или след плащане?

Фактура може да се издава:

  • Преди плащане – най-честата практика. Риск: Клиентът да забави плащането, а през това време вие да сте платили към държавата ДДС
  • След плащане – до 5 дни след полученото плащане

До кое число се издават фактурите?

Фактурите се издават до 5 дни след плащане т.к. това е датата на възникване на така нареченото “данъчно събитие”.

Докога се осчетоводяват фактурите от счетоводител?

При счетоводството има период на годишно счетоводно приключване. Крайната дата за подаване на годишна данъчна декларация и плащане на данъчни задължения в България е 30-ти юни. Тоест, процесът на годишно счетоводно приключване за вашата фирма за 2023 г. продължава и през предстоящата година и приключва окончателно на 30.06.2024 г. Това е абсолютният краен срок за подаване на годишна данъчна декларация и всички фактури трябва да са изпратени до счетоводителя ви преди тази дата. Ако счетоводителят ви е подал данните по-рано от крайния срок (30-ти юни), няма как да поправите пропуска и имате загуба.

Как се осчетоводяват закъснели фактури от предходна година?

Въпросът е много сложен и има множество фактори, които влияят на отговора.

Частни случаи: Възможен е сценарий, при който през 2024 г. (преди 30.06) да получите разходна фактура, която е стара и е издадена още през септември 2023 г. Тази фактура, обаче, не е стигнала до вас и счетоводителя ви през 2023 г., а чак сега – 2024 г. Проблем ли е? Да, ако не сте подали фактурата до края на 2023 г. и сте я подали след като счетоводителят е приключил счетоводната година за вас и е подал информацията вече. Какво следва? Губите разхода. Какво правите, ако все пак още не е приключила счетоводната година и сте успели да подадете старата фактура до счетоводителя си? Тогава е възможно счетоводителят ви да успее да я осчетоводи чак сега, тъй като чак сега фактурата е дошла като ДДС. Но все пак, всичко зависи от това кога счетоводителят ви е приключил счетоводната година, както и от това колко опитен счетоводител имате до себе си. Нужно да се консултирате първо със счетоводител по въпроса!

*Добре е да знаете, че счетоводителят има 12 месеца, през които може да вкарва фактури в т.нар. Дневници по ДДС и да взима обратно ДДС-то, което е платено по фактурите.


Какво става, ако сме закъснели с издаването на фактура и сме пропуснали периода на фактуриране и изпращане до клиента?

Ако изпуснете периода, в който е трябвало да издадете фактурите, може да се наложи да платите лихви и неустойки. Клиентът, на който е трябвало да издадеете фактура, също може да има претенции поради този пропуск.

Може ли да се издават фактури от физическо лице?

Да. Когато продавате нещо (стоки/услуги или др.) на фирма, но нямате регистрирана собствена фирма, вие осъществявате стопанска дейност като физическо лице и е необходимо да издадете фактура. В много случаи, тук става въпрос за freelance или хора на свободна практика. Научете повече за фрийелнсърите в статията ни – да се регистрирам като свободна професия (freelancer) или да отворя фирма?

Какво се пише в поле “Наименование на продукта” или “Артикул” във фактурата?

Всяка фактура трябва да съдържа информация за услугата/продукта/стоката, която представлява. Опишете подробно за какво се отнася.

Може ли датата на издаване на фактурата и данъчното събитие да са еднакви?

Да, в повечето случаи са еднакви.

Сгрешена фактура – какво да правим и Какво означава анулиране на фактура?

Понякога, когато издаваме фактури, грешим. Важно е обаче да имате предвид, че Законът за счетоводството забранява да се извършват поправки и добавки във вече издадени фактури.

Но не се притеснявайте – това не е краят!

Ето какво да правите, ако сте сгрешили фактура:

  1. Ако фактурата ви е сгрешена само в програмата или сайта, в който сте я генерирали визуални като файл (напимер inv.bg), но още не сте я изпратили до счетоводител, държавата или клиент? Тогава, просто я редактирайте. Ако я изтриете изцяло и решите да направите нова, се уверете, че е запазен същият пореден номер. Не трябва да имате липсваща фактура тоест пропуснат пореден номер на документа.Не трябва да имате липсваща фактура тоест пропуснат пореден номер на документа.
  2. Ако сте сгрешили фактура, която вече е изпратена към клиент и осчетоводена, то трябва да кажете на счетоводителят и да я анулирате. На мястото на срешената фактура ще се издаде нова. Анулирането се извършва чрез издаване на протокол за анулиране на фактура.
  3. Ако имате издадена фактура, но сделката се е развалила или издателят на фактурата желае да направи промяна във стойността на фактурата (данъчната основа), то тогава НЕ се извършва анулиране на фактурата. Тогва процесът е издаване на известие към вече издадената фактура. Известията за фактура са два вида – дебитни известия и кредитни известия. Дебитните известия се издават в случаите, в които следва да се увеличи данъчната основа на фактурата, а кредитните известия се издават в случаите на разваляне на сделката или когато данъчната основа следва да бъде намалена.

Как се осчетоводяват фактури от различните социални мрежи (Facebook, Google, Linkedin)?

Днес почти всеки бизнес, бил той малък или голям, използва социални мрежи, за да се рекламира. Различните социални мрежи издават фактури за предоставяните от тях услуги, като например реклами. Тук е важно да се отбележи, че, за да осчетоводите тези фактури от името на бизнеса си, фирмата трябва да бъде регистрирана съгласно данъчното законодателство (чл. 97а).

При използване на услуги от чуждестранни социални мрежи е задължително фирмата да бъде регистрирана по ЗДДС, съгласно чл. 97а от ЗДДС. Заради това задължение, когато получавате фактури от чуждестранни партньори, няма ДДС, начислен в тези фактури, тъй като според закона трябва да го начислите сами – така нареченото самоначисляване на ДДС. И вероятно тук възниква въпроса…

Как се самоначислява ДДС при чуждестранна фактура?

Процесът на самоначисляване на ДДС се документира чрез специален протокол (протокол по чл. 117 от ЗДДС), който се добавя към чуждестранната фактура. Целта на този протокол е да отрази ДДС, който сме начислили сами на себе си, тъй като този данък липсва в получената фактура.

Как да осчетоводим и какво да правим, ако бизнесът ни не е регистриран по ДДС, но трябва все пак да пуска реклами в социалните мрежи (Facebook, Instagram, Linkedin, YouTube и т.н.)?

Това е добър въпрос, който много фирми си задават! В такъв случай, една позната практика е работата с маркетинг агенции, които са регистрирани по ДДС. Много от топ агенциите за дигитален маркетинг в България ви помагат – това, което правят е да пускат рекламите от техния профил (и кредитна карта), като те се грижат за осчетоводяването на рекламния бюджет. Това, което вие плащате към тях е цената за маркетинг услугата дори да не сте регистрирани по ДДС.

Какво е данъчно събитие и в какви срокове трябва да се издават фактурите?

Данъчното събитие се определя като доставката на стока или извършването на услуга от доставчик към получател. Общият принцип, залегнал в закона, е, че данъчното събитие се счита за настъпило на датата, когато правото на собственост върху стоката е прехвърлено или когато услугата е изпълнена.

Според Закона за данъка върху добавената стойност (ЗДДС) е от съществено значение да се установи точната дата на възникване на данъчното събитие, тъй като фактурата трябва да бъде издадена не по-късно от 5 дни след тази дата. В случаите, когато предприятието получава предварително плащане, фактурата следва да бъде издадена в рамките на 5 дни от датата на получаването на плащането.

Как се определя датата на плащане във фактурите?

Много често във фактурите е указана и датата на плащане по съответната фактура.

Важно е да отбележим, че няма законов срок за определяне датата на плащане и съответно този срок зависи от конкретната договорка между страните.

Мога ли да издавам фактури на чужд език и в чуждестранна валута?

Да – можете да издавате фактури (invoices) на всякакъв друг език освен български, както и фактурата може да е в друга валута, освен левове. Може фактурата ви да има, например, версия на английски език, за вашите чуждестранни клиенти. НО! Важно е да се отбележи, че фактурите на чужд език не представляват данъчен документ, а те просто улесняват процеса на комуникация между страните по сделката.

Тоест за българските фирми – в България фактурата, която изпращате до счетоводителят си трябва да бъде на български. Преведената версия на друг език се ползва единствено за удобство и улеснение на чуждестранните клиенти. Също, за данъчни цели, когато издавате фактура на чужд език е важно да издавате фактура и на български език, където стойността на сделката да бъде посочена в български лева.

Какво е проформа фактурата и кога се издава?

Проформа фактурата не е данъчен документ, а представлява покана за плащане. Тя не се осчетоводява. След като контрагентът, на който сте издали проформа фактурата плати сумата по нея, следва да му бъде издадена фактура в срок до 5 дни от датата на плащане.

Проформа фактурата често се използва, когато работите с нови бизнес партньори, с които все още нямате изградени стабилни бизнес отношения.

Предимства на проформа фактура:

  • Презастраховате се, че няма да плащате дължимо ДДС по продажба, а междувременно клиентът да не ви е платил все още. С проформата фактурата първо получавате плащането, а след това имате срок до 5 дни, за да създадете фактурата.

Кога не се издава фактура?

Не е задължително издаването на фактура в следните случаи (съгласно чл.113, ал.3 от ЗДДС):

  • Доставки към данъчно незадължени физически лица.
  • Финансови и застрахователни услуги (чл. 46 и 47 от ЗДДС).
  • Продажби на самолетни билети.
  • Безвъзмездни доставки.
  • Доставки на услуги по електронен път от лица, неустановени в общността.
  • Доставки от нерегистрирани по закона физически лица (освен ако има специален законен задължителен документ).
  • В случай че страните желаят фактура, трябва да окажат съдействие за издаването й.

Кога се начислява и плаща ДДС на фактура?

ДДС правила при други фирми в Европейския съюз

Ако сте българска фирма и предоставяте услуга на друга фирма, намираща се в държава от ЕС (но различна от България), то ДДС няма да фигурира във вашата фактура. НО! Това не означава, че услугата не подлежи на облагане с ДДС, а просто че ДДС ще бъде начислен и заплатен пряко от вашия бизнес партньор в другата страна от ЕС.

ДДС правила при фирми извън Европейския съюз

По подобен начин, ако извършвате износ на стоки за страна извън ЕС, на вашата фактура няма да фигурира ДДС. Обикновено купувачът в страната извън ЕС ще подлежи на правилата за внос в своята страна.

Кога трябва да изпратим фактура към счетоводителя?

Колкото по-рано, толкова по-добре.

Всички фактури, които издавате, трябва да се изпращат до счетоводителя ви.

Има някои неписани правила, които е добре да следвате, за да може счетоводителят ви да има достатъчно време за реакция:

  • Изпращайте всичките си фактури в рамките на месеца, в който са издадени или получени – особено ако са от българска фирма към българска фирма
  • Не е хубаво да правите това в последния момент, тоест на 30-то или 31-во число

счетоводни Въпроси

Имате счетоводен въпрос? 👉

Имате въпроси? Свържете се с нас чрез нашата контактна форма и ние ще ви предоставим безплатна консултация.

15 + 7 =

Още статии

Как се води счетоводство на фирма?

Как се води счетоводство на фирма?

Воденето на счетоводство на фирмата ви е от съществено значение за успешното функциониране на всяка организация. За собствениците на бизнеси, които не разполагат със специализиран опит в областта на...

Касова бележка: как се издава и при какви условия

Касова бележка: как се издава и при какви условия

Ако сте човек, който се занимава с търговия, издаването на касова бележка е нещо от съществено значение. Това е особено важно и усложнено щом един бизнес навлезе в света на онлайн търговията. В тази...